Overhead cost là gì? Cách tính toán và quản trị Overhead cost hiệu quả

16 tháng 11 năm 2022 16:59
155

Bạn đã từng nghe rất nhiều về thuật ngữ overhead cost nhưng cụ thể Overheads là gì và làm cách nào để tính được loại chi phí này thì vẫn là một ẩn số đối với bạn? Đừng lo lắng, hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi, bạn sẽ có cho mình được những câu trả lời thỏa đáng nhất.

1. Overhead Cost là gì?

Overhead - chi phí chung là chi phí phát sinh để hỗ trợ hoạt động của một doanh nghiệp hoặc công ty không liên quan trực tiếp đến một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Chi phí chung hay còn gọi là chi phí gián tiếp trong tiếng Anh là overhead cost, là chi phí của công ty không thể quy trực tiếp vào việc tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Chi phí chung rất quan trọng đối với việc lập ngân sách và giúp xác định chi phí của một sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Chi phí chung của công ty khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh. Chi phí cửa hàng bán lẻ khác với chi phí chung của cửa hàng sửa chữa.

Ví dụ cụ thể như overhead cost của nhà hàng và khách sạn thường bao gồm các loại sau:

- Phí thuê mặt bằng.

- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc và hệ thống.

- Bưu phí.

- Chi phí tiếp thị và quảng cáo.

- Phí bảo hiểm.

- Chi phí văn phòng phẩm.

- Lương nhân viên.

- Lệ phí môn bài, nộp hồ sơ pháp lý, thuế...

2. Các loại Overhead Costs:

Chi phí quản lý chung có thể cố định (nghĩa là luôn luôn giống nhau) hoặc biến đổi (nghĩa là tăng hoặc giảm trong quá trình kinh doanh của bạn). Chi phí chung cũng có thể bán biến đổi, tức là công ty chịu một phần chi phí trong từng trường hợp, phần còn lại phụ thuộc vào mức độ hoạt động.

2.1. Chi phí chung cố định:

Chi phí cố định là chi phí chung không đổi theo thời gian và không thay đổi khi hoạt động kinh doanh biến động. Chi phí cố định không thay đổi cho dù doanh nghiệp của bạn đang phát triển hay chậm lại. Ví dụ như tiền thuê nhà, khấu hao, phí bảo hiểm, lương nhân viên...

2.2. Chi phí chung biến đổi:

Chi phí biến đổi bao gồm các chi phí chung biến động theo hoạt động kinh doanh. Đây là những chi phí không cố định. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, chi phí biến đổi của bạn cũng vậy. Khi hoạt động kinh doanh chậm lại, chi phí biến đổi giảm. Ví dụ bao gồm thiết bị văn phòng, chi phí vận chuyển và xử lý, tiếp thị, chi phí pháp lý và bảo trì.

2.3. Chi phí chung bán biến:

Chi phí chung bán biến là sự kết hợp giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi, một số chi phí này độc lập với hoạt động kinh doanh nhưng có thể tăng lên khi công ty phát triển. Ví dụ về chi phí bán biến là hoa hồng và chi phí phụ trợ. 

3. Phương pháp quản trị Overhead Cost:

Bên cạnh việc có được một câu trả lời thỏa đáng cho câu hỏi overhead costs là gì thì làm cách nào để quản lý hiệu quả nhất chi phí chung ấy cũng là một vấn đề được rất nhiều các doanh nghiệp chú ý, lưu tâm. Bởi, nếu không có sự theo dõi, xem xét và quản trị kỹ càng để nhanh chóng có sự điều chỉnh phù hợp thì rất có thể overhead cost sẽ là một trong những yếu tố nguy hiểm làm sụt giảm sự tăng trưởng của công ty.

Để quản lý chi phí chung, các công ty có thể áp dụng hai giải pháp: Tạo hệ thống dự báo ngân sách ( Budgeting) hoặc tạo hệ thống ABC ( Activity-Based Costing), cụ thể: 

- Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách ( tổng hợp ngân sách):

Với việc xây dựng hệ thống dự báo ngân sách này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc theo dõi, tính toán kỹ lưỡng mọi khoản chi tiêu và dự đoán những khoản phát sinh, chi phí ngoài dự kiến ​​so với ngân sách hàng tháng.

Ví dụ: Nhiều công ty theo dõi tốc độ tăng trưởng lợi nhuận gộp (tổng doanh thu trừ chi phí trực tiếp) tăng chi phí hoạt động theo thời gian. Nếu các chi phí chung này tăng quá nhiều so với tỷ suất lợi nhuận gộp, thì công ty nên can thiệp ngay lập tức và điều chỉnh tài chính của mình.

- Thiết lập hệ thống ABC (Activity Based Costing):

 Hệ thống ABC phù hợp với các công ty lớn để theo dõi tối ưu chi phí theo từng hoạt động của công ty. Bằng cách theo dõi và phân tích chi phí của các hoạt động riêng lẻ, các tổ chức có thể nhanh chóng tổng hợp và cung cấp số liệu lãi lỗ. Điều này cho phép các công ty dễ dàng xác định các chi phí không được tối ưu hóa. Tuy nhiên, hệ thống ABC này không dễ triển khai vì có nhiều chi phí không thể định nghĩa và xác định được để làm cơ sở phân bổ từng loại chi phí.

Các công ty có thể sử dụng một số giải pháp gợi ý quản lý chi phí sau đây:

- Tìm giải pháp thay thế: Để hạn chế những tính toán sai lầm, các công ty cần tối ưu hóa các luồng quy trình kinh doanh để đảm bảo các điểm kiểm soát chặt chẽ và tăng lợi nhuận. Đồng thời, các công ty cũng nên xem xét khả năng tự động hóa quy trình kinh doanh của các bộ phận liên quan để giảm chi phí và sai sót trong quản lý.

- So sánh các nhà cung cấp: Các công ty có thể tiết kiệm tiền bằng cách tham khảo nhiều nhà cung cấp để tìm ra mức chi phí tốt nhất.

- Cắt giảm hoàn toàn một số khoản chi phí nhất định: Nếu công ty của bạn không thể tối ưu hóa các khoản chi phí chung, bạn có thể tạm thời cắt giảm một số ngân sách nhất định cho đến khi tình hình tài chính của bạn trở nên ổn định hơn.

4. Cách tính Overhead Cost:

Để tính toán chi phí chung của một công ty, cần phải phân loại và chia nhỏ chi phí chung ấy ra, thường là theo tháng. Tất cả chi phí gián tiếp đều là chi phí chung, nhưng bạn nên cẩn thận khi phân loại chúng.

Ví dụ, hầu hết các công ty phân loại chi phí pháp lý của họ là chi phí chung. Tuy nhiên, nếu bạn sở hữu một công ty luật, những chi phí này sẽ là một phần của chi phí trực tiếp của bạn vì chúng đóng góp trực tiếp vào quá trình sản xuất.

Sau khi phân loại các chi phí, hãy tổng hợp tất cả các chi phí chung cho kỳ thanh toán để có được tổng chi phí chung. Bây giờ bạn có thể xem tỷ lệ tổng chi phí của mình dưới dạng phần trăm doanh thu. Tỷ lệ phần trăm chi phí cho biết công ty đã chi bao nhiêu tiền cho tổng chi phí và số tiền công ty đã chi để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.

Để tính tỷ lệ chi phí chung của bạn, hãy chia tổng chi phí hàng tháng của công ty bạn cho thu nhập hàng tháng của bạn. Nhân giá trị này với 100 để có tỷ lệ tổng chi phí của bạn.

Giả sử doanh nghiệp của bạn có 10.000 đô la tổng chi phí hàng tháng và 50.000 đô la doanh thu.

 Tỷ lệ chi phí = Chi phí chung / Doanh thu

 Tỷ lệ tổng chi phí là $ 10.000 / $ 50.000 = 0,2 hoặc 20%

 Vì vậy, đối với mỗi đô la bạn kiếm được, công ty của bạn chi tiêu 20 xu cho chi phí chung.

5. Cách cắt giảm Overhead Cost:

Khi bạn nhận ra rằng chi phí hoạt động của doanh nghiệp ngày càng tăng và rủi ro lớn hơn lợi ích, đã đến lúc cần phải thay đổi. Dưới đây là một số cách để giảm chi phí vận hành cửa hàng của bạn:

- Rà soát lại tất cả chi phí:

 Nếu bạn có nhân viên kế toán, hãy yêu cầu họ xuất danh sách chi phí mới nhất của cửa hàng để xem xét. Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của suno, bạn có thể xem bảng phân tích này trên biểu đồ thu chi của chính mình. Lưu ý rằng chi phí vận hành có thể cố định hoặc không, nhưng phải được thanh toán thường xuyên. Với việc xem lại danh sách các khoản chi phí, bạn có thể dễ dàng nhận thấy:

+ Những chi phí nào không còn cần thiết?

+ Chi phí nào quá cao?

+ Các chi phí hợp lý là gì?

Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định thay đổi cho phù hợp.

- Đừng mong đợi phép màu:

 Nếu đã cố gắng hạ thấp chi phí kinh doanh nhưng không thành công, hãy giữ bình tĩnh và cũng đừng mong đợi một "phép màu". Điều này sẽ ngay lập tức làm giảm chi tiêu của bạn. Tìm đúng “chi tiêu không hợp lý” không phải là việc dễ dàng và có thể thực hiện trong ngày một ngày hai.

Thay vào đó hãy thực sự bình tĩnh để tìm ra căn nguyên vấn đề và các phương hướng giải quyết chúng.

- Sử dụng khách hàng hiện tại:

 Ngay cả trong thời đại kỹ thuật số, truyền miệng vẫn là hình thức tiếp thị hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Thay vì “đốt” nhiều tiền vào quảng cáo. Sử dụng số tiền này để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của bạn, coi trọng khách hàng hiện tại (quà tặng, ưu đãi cho khách hàng thân thiết, v.v.) và khuyến khích người khác giới thiệu doanh nghiệp của bạn.

- Thay đổi quy trình làm việc của bạn cho phù hợp:

Nhiều quy trình làm việc hiện tại không hữu ích hoặc gây bất tiện cho nhân viên. Điều này không chỉ tạo ra nhiều lãng phí mà còn hạn chế khả năng của người lao động và tạo cơ hội cho sai sót.

Do đó, để quản lý quy trình và tối ưu hóa hiệu suất công việc cần có sự can thiệp của các công cụ như: Phần mềm quản lý tác vụ DocEye, v.v.

 - Kiểm tra chi phí xây dựng.

 Không gian là một trong những thứ đắt nhất trong bán lẻ. Nếu cơ sở vật chất quá đắt hãy cân nhắc xem: doanh nghiệp của bạn có thực sự cần một không gian như thế này? Bạn cần thuê quá nhiều mặt bằng, có cần ở ngay trung tâm (giá đất cao) hay nơi khác không? Nếu không, bạn nên xem xét việc tìm kiếm và di chuyển sang cơ sở mới và rẻ hơn.

Như vậy, chi phí chung là một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả tài chính của công ty. Đây là chi phí được sử dụng để điều hành doanh nghiệp và cũng góp phần làm rõ số tiền mà doanh nghiệp chi tiêu hàng ngày hoặc hàng tháng. Do đó, kiến ​​thức thấu đáo về định nghĩa Overhead cost là gì và cách tính toán, kiểm soát nó ra sao vẫn luôn là một trong những điều kiện tiên quyết, quan trọng nhất nếu một công ty muốn đẩy nhanh quá trình phát triển và tăng trưởng.


 

Tin liên quan